仕事量が多い時の対処法【時間を生み出す具体例】

仕事量が多くて限界だ！そんなストレスで潰れてしまいそうなあなたへ。

どんな職種でもこの悩みをかかえた方は多いと思います。つらいですよね。

私は製造、営業、事務を一通り経験していますが、特に事務職特有の悩みは痛いほどわかります。
営業や製造と違い、評価されにくい職種なので「何をやっているのかわからない」、「どうせ暇だろ？」なんて声も聞こえ、次第に仕事量だけ膨らんでイライラしたり、キャパオーバーでつまらないミスをしたり…。
実際は一人でいろんな業務をこなしているのに評価が低い！なんて不公平さに、モチベーションだだ下がりの方も少なくないはずです。

そんな悩みを解決するために私が行ったことを具体的に説明します。

ここでわかることは以下の通りです。

 

 

時間を生み出すための行動

効率化

文書のテンプレート化

社内書類やメールの文言など、書式が変わらずよく使う文書をテンプレート化します。
ただのテンプレでも入力作業の時短になります。
また、入力データも蓄積し活用するなど、使い方しだいでお役立ちツールが作れます。

ちなみに私の経験ですが、購買業務をほぼ引継ぎなしで任された時、紙媒体の注文書データしかなく、何百点もある消耗品や加工品の発注先が、未経験者では全くわからない状態でした。
そこで、過去5年間の発注履歴をエクセルに入力し、マクロでデータを注文書に反映させるファイルを作りました。
その結果、発注先の選定や注文書の発行にかかる時間が大幅にカットできました。
今では13年分のデータが蓄積され、未経験者でも一瞬で発注できるツールとなっています。

効率化をはかるには最初に労力を伴いますが、その後の工数削減を考えると損はないはず。
はじめは簡単なテンプレも、少しずつ改良を加えて行けば、工夫しだいで時短効果の高いツールとなるので、是非チャレンジしてみてください。

 

PC作業のショートカット

事務系の仕事はPCでの作業がメインとなります。
よく言われるショートカットキーの使用がオススメの一つです。作業速度が格段に上がります。

もう一つは、エクセルシートにカテゴリー分類したリンクボタンを設置することです。
そのボタンに、よく使うファイルやフォルダをリンクさせることで、作業切り替え時のロスタイムを無くせます。

私の場合、購買、営繕、輸出、法規、経理を担当していたので1シートを5分割し、それぞれのカテゴリーに10個ほど色分けしたボタンを設置して、PC画面に常にそれを表示させていました。
このように、視覚的にわかりやすいリンクボタンを起点にPC作業を始めることで、頭の中の切り替えや、フォルダ内のデータの整理もしやすくなったりします。

これは、担当業務の守備範囲が広い人にオススメです。

 

整理整頓

机の上やPCのデスクトップを見れば、仕事ができる人かわかると言われてます。

今処理している書類以外は机の上に出さないようにし、PCファイルも不必要なものは削除するクセをつけましょう。

放置しておくと、いずれ本当に必要なものがわからなくなってしまうかも…
当たり前だけど、意外とできていない人が多いんじゃないでしょうか。

 

書類の流れを考えたファイリング

例えば、支払い処理を行うためにの経理書類は、納品書・請求書・支払い伝票の1セットが必要となります。
しかし、この3つが同時にそろうことはなく、まず納品時に届く納品書、締め日以降に届く請求書、それらがそろって作成する支払い伝票の順でやっと1セットがそろいます。

通常、すべてそろった時点で支払い伝票を作成すれば良いのですが、何十社・何百点の処理を締め日以降のタイトな時間内に（一人で）まとめて行うのは現実的ではありません。
よって、毎日の隙間時間に先行して作業を進めておくわけですが、伝票によって仕掛り状態が違ってくるため、各状態のファイリング先と進捗管理表が必要になってきます。

ちょっと説明がわかりにくいですね（汗）… 製造現場で言い換えてみます。

ある工場がAという商品を製造するにあたり、完成するまでにいくつか工程があるとします。
しかし、その工場ではBという商品も同時に製造しているので、各工程にしっかりと区分けした仕掛品の置き場所を設置し、出荷までの導線を考慮しながら管理しなければなりません。

つまり、良品を出荷するためには、どの状態の未完成品をどこに置くか、その商品はAなのかBなのか、混入や工程飛ばしが無いか、といった管理する必要があります。

書類を商品にたとえましたが、伝票を処理するうえで、机上でもこれと同様の作業が行われます。
なので、先行処理を行う場合、書類の流れを考えたファイリングと進捗管理が不可欠です。
どの状態の書類をどこにファイルするのかをしっかり決めて管理しましょう。

 

To Doリストの優先順位

To Doリストを作成する上で優先順位をつけることが必要になります。

かかえている業務が多ければ尚更です。

リストの中の優先順位を決める時は、分類するところから始めてください。

分類方法の基本は、「緊急度」と「重要度」の2つを考慮してタスクを分けること。

つまり、以下の4つに分類します。

タスクをこなす順番の考え方は以下の通りです。

①を処理しつつ、②に注力するための時間管理を心がける。

なぜなら、時間が経つと②は①へと移行するから。

これを怠るとすべてが後手に回り、いつまでも時間に追われることになります。

そのためには、③を必要最低限の時間で処理し、④は後回しにする。

ここでのポイントは、まずは①の効率化にコミットすること。

それにより、他のタスクをこなす時間に余裕が生まれ、全体が回りやすくなります。

 

 

時間を生み出すための思考

完璧主義を捨てる

「期待に応えたい」、「失敗したくない」ということに囚われすぎていませんか？

失敗を恐れ、作業に余計な時間を費やしてしまうことがあります。

また、すべて自己完結できるものばかりではないので、わからないところは聞き、協力が必要なら適任者にお願いしましょう。

完璧な人間なんていません。失敗なくして成長はありません。「7割できて良し」くらいの気持ちでいいんです。

 

断る勇気を持つ

「困っているから」、「申し訳ないから」と全てを引き受けていると「この人に言えばやってくれる」というイメージがつき、担当外の仕事や余計な仕事が集まってきます。

「気がつけばそれが自分の業務になっていた」なんてことになりかねません。

もちろん担当職務はまっとうしなければいけません。お互い助け合うことも大切です。

しかし、それは担当業務に対しきちんと線を引くこと、自分のキャパを考慮することが前提です。（いつなら対応可能か答えるのもいいでしょう）

無理な依頼に対して「折り合いがつくのか」をお互いで検討し、ダメなら断る勇気を持ちましょう。

 

そうは言っても、「そんな精神論じゃ解決しないよ…」、「効率化したけどもう限界！」という人もいるでしょう。

その場合は上司に相談し、解決してもらうしかありません。

相談の仕方によって、改善される確率が違ってきますので、相談方法について以下に解説します。

実際に私はこの方法で会社に訴えかけ、社長に「仕事内容と仕事量」を理解してもらいましたので参考にしてください。

 

上手に上司へ相談する方法

会社に作業環境の改善を望むなら、上司にキャパオーバーを明確に伝える必要があります。

しかし、漠然と「仕事量が多くて大変だ」と伝えても解決しません。

なぜなら、今のあなたが深刻な状況にあるにもかかわらず、対応がなされていないのは、会社がその状況を理解していないか、あなたに問題があると判断しているからです。

本来、上司は部下の仕事内容を把握し、管理する立場にありますが、全ての上司がその職務を果たせているとは限りません。

もしかすると、あなたの心身的な消耗を知らず、成長させたい理由であえて多すぎる仕事を与えているのかも。（あくまで好意的に考えた場合ですが…）

それを承知の上で仕事を割り当てられているとしたら、社員の頑張りに依存した会社の風土に問題があります。

では、上司に理解してもらい、対処してもらうにはどうしたらいいでしょうか？

答えは次の3つです。

 

仕事の見える化を行う

まずはじめに、自分がかかえている業務をすべて書き出してみましょう。

いわゆる業務マップというやつですね。

箇条書きで構いません。

カテゴリー別業務内容、年間スケジュール、月間スケジュール、１日の基本業務といった感じで業務の棚卸を行い、わかりやすくまとめます。

 

業務マニュアルを作成する

つぎに、業務マニュアルを作っていきます。

最初は箇条書き程度で記述し、後から実作業の説明を足していきましょう。

精巧な引き継ぎ書類を作るイメージです。

詳細になるほど、業務の大変さが伝わりやすくなります。

会社の資産にもなり、あなたの評価も上がるかもしれません。

とはいえ、この作業はそれなりに時間がかかるので、少しずつコツコツやるしかありません。

もしかすると、これを作ることで、業務の一部を誰かに引き継いでもらえるかもしれないので、それを望みとして頑張りましょう。

 

改善案の提案

これまでやってきた業務の棚卸をすることで見えてくる問題点や、マニュアルをもとにジョブローテーションを行うなど、自分なりの提案を用意する必要があります。

提案は、口頭より文章化した方がいいと思います。

 

これら3点を提出し、自分の限界を訴えることで、上司に具体的な現状を認識してもらい、対処しやすい状況を提供しましょう。

 

最後に…

これでも改善が見込めない場合は、思い切って転職を視野に入れましょう。

残念ながら、耐える以外にあなたに出来ることはもうありません。

壊れてしまう前に真剣に考えてください。

事務職は立派なスキルであり、誰もができることではないと思ってます。

業務の棚卸をした時点で、あなた自身のスキルは明確になっていますし、効率化の取り組みもキチンとできているわけですから。

事務職として自信喪失しているなら、職業適性の無料アプリを使うのもアリです。

あなたの適性が再確認できるはず。

また、自信をつけるために武装したいのなら、資格をとるのもおすすめです。

転職に不安を感じたり、自信がない場合は、転職エージェントを使うのも手です。

あなたが生き生きと活躍できる場所がどこかにあるはずです。

 

まとめ