履歴書の志望動機の書き方【事務職の就職活動に失敗しない】

事務職を希望し就活されている方で、よく聞く悩みが「志望動機がうまく書けない」というもの。

私も４回の転職経験者。理由は、会社倒産、Uターンで実家に戻る、脱ブラック、キャリアアップと様々ですが、そこで学んだノウハウをもとに志望動機の考え方や書くための手順を紹介します。

これを読めば、事務職の「志望動機を書くための手順」と「実績やアピールポイントがない場合の対処法」がわかります。

志望動機を書くための手順

手順1：書けない理由を明確にする

書けないのは、「事務職というのは業務が幅広く、具体的な実務がわかりにくい ＝ 自己アピールしにくい」ことと、「企業選定のやり方が甘い」ことに原因があると思います。

まずは、事務職の種類を知り、応募する事務内容がどれに該当するのか認識しましょう。

事務は大きく分けて一般事務、営業事務、経理事務、総務事務があります。
ざっくりと解説すると以下の通りです。

これらの業務は、専門性の少ないものから、専門的知識が必要なもの、なかには資格が必要なものもあります。

また、規模や業種によって行われる業務の種類や担当範囲が違ってくるので、志望する企業の事務の内容について事前に調べておくことが必要です。

つぎに、企業選定のやり方を見直しましょう。

あなたは、求人の中から何故その企業を選んだのでしょう？

「求人職種が事務だったから」という前提はあると思います。

このほかに選んだ理由は、勤務地・就業時間・給与などではないでしょうか？

もちろん、これらは自分にとって絶対に譲れない条件です。

しかし、採用する側としては「どうしてうちの会社を選んだのか」を知りたいわけで、理由がこれらの条件だけでは「うちの会社じゃなくても良いのでは？」と感じるはずです。

企業選びをするには、条件を踏まえた上で業務内容や企業理念など企業研究を行い、自分の価値観や共感する点があるか調べることをオススメします。

手順2：企業の求める人物像を把握する

企業研究で求められる人物像を把握して、自分の価値観と合うか確認しましょう。

今はインターネットで簡単に情報収集できます。

企業の求めるものに対しスキル不足であれば、それを埋める熱意や具体的な行動（資格取得に向けて勉強していることなど）を示しましょう。

手順3：企業が求めるものと、自分のスキル・価値観・熱意を具体的に書き出す

手順の1と2をもとに、「企業が求めるもの」と「自分のスキルなど」を自分の言葉で書き出し、共通点を見つけます。

企業研究の結果、その企業のオリジナリティを見つけたなら、それに絡めて書けばより効果的です。

これが志望の「理由」になります。

手順4：アピールポイントを具体的に考える

そこに就職して自分は何をしたいのか、どういった取り組みをしてどんな成果を出したいのか、といった感じで、企業に対しメリットになるポイントを考えます。（経験やスキル、資格、価値観、熱意など）

手順5：志望動機を仕上げる

事務職は他の職種と違い、具体的な目標を説明しづらいといった難点があります。

なので、志望動機を書く時の注意点は、抽象的表現を避け、理論的に説明していくことが重要となります。

理論的な説明の流れは、以下の通りです。

手順1から4で調べた内容を上記①から⑥に当てはめて文章を構成します。

これで、志望動機の完成です。

この作業を行うことで、採用側のニーズと自分の強みや、採用時の互いのメリットを頭の中で整理することができ、面接の時にも役に立つでしょう。

どこの会社でも使いまわせる志望動機は、アピール力に欠け、その他大勢に埋もれてしまいます。

複数応募するなら、それぞれの企業ごとの志望動機を作成することが、採用への第一歩です。

具体的な実績がなく、アピールポイントが思い浮かばない人の対処法

「特に経験やスキルがないし、事務職を希望してるけど…これじゃうまく志望動機書けないなぁ…」

と悩んでいる人は、以下の要領で志望動機を考えてみましょう。

事務職はクリエイティブなことよりも、ミスなく仕事をこなすことや、確実に仕事をこなす計画性、調整力、気配り、コミュニケーション能力が求められます。
なので…

などの要素を、実体験のエピソード（仕事以外でも良い）をふまえて動機に盛り込んでみましょう。

実績がなければ、採用後に自分がどのように実績を上げようと考えているか、熱意を伝えるのも手です。

もちろんこの場合も、企業の求めるものと、自分の価値観とのすり合わせの作業が前提となります。

それでも自身が持てない人や、うまく自己アピールできない人は、転職活動を支援するコンサルティングサービスを活用してみてはどうでしょう。
履歴書、職務経歴書の指導から、 面接対策までしっかりとサポートしてくれるので、検討する価値アリです。
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これまで、志望動機の書き方について説明してきましたが、ひとことで言うと「相手を知り自分を知ってもらう」、それが履歴書・職務経歴書作成の本質です。
そのためには、効果的な文章で記入することが大事であり、本記事がそのための参考になれば幸いです。

まとめ